Obchodní podmínky pro služby e-mailingu a Poučení o zpracování osobních údajů

1. Obecná ustanovení

Společnost ACOMWARE s.r.o., se sídlem: Praha 4, Budějovická 778/3, PSČ 140 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 92586, IČ: 250 47 965 (dále jen „Zhotovitel“), je především poradenskou společností a reklamní agenturou působící zejména v oblasti internetového marketingu a elektronické komerce.

Objednatel je fyzická nebo právnická osoba, která závazně objednává e-mailingové služby u Zhotovitele na základě objednávky či smlouvy pro sebe či pro třetí stranu. Poskytování služeb Zhotovitele třetí straně odlišné od Objednatele vyžaduje předchozí souhlas Zhotovitele.

Účelem těchto obchodních podmínek je upravit podmínky objednávek a dodávek služeb mezi Zhotovitelem a Objednatelem, tj. zejména upravit rámcové smlouvy, objednávky služeb a vznik, změnu a zánik dílčích smluv, na základě kterých se dodávky služeb budou uskutečňovat, dále práva, povinnosti a nároky smluvních stran z těchto smluv plynoucí, jakož i veškeré ostatní záležitosti s tímto související.

Tyto obchodní podmínky se výslovně vztahují také na využívání softwarového řešení IBM Marketing Cloud společnosti IBM (poskytovaného společností IBM Ireland Product Distribution Limited nebo společností tvořící s ní koncern), které slouží jako technický prostředek pro rozesílání obchodních a jiných sdělení Objednatele prostřednictvím e-mailové komunikace na jím určený seznam e-mailových adres, využívání systémů společností Google, Inc. (např. Google AdWords, DoubleClick apod.), Seznam.cz, a.s. (Sklik), Wanadis Ltd. (Maileon) apod.

Objednatel bere na vědomí, že IBM Marketing Cloud a další výše uvedené systémy jsou produktem třetí strany odlišné od Zhotovitele. Výpadky systému IBM Marketing Cloud a dalších systémů třetích stran, popř. omezení přístupu do těchto systémů způsobené na straně společnosti IBM či jiných jejich dodavatelů, nemohou být k tíži Zhotovitele a Zhotovitel za ně neodpovídá, není-li v této smlouvě výslovně stanoveno jinak.

Základní pravidla užívání produktu IBM Marketing Cloud jsou uvedena v čl. 4 těchto podmínek. Užívání produktu IBM Marketing Cloud se dále výslovně řídí pravidly stanovenými společností IBM, která jsou v aktuální podobě k dispozici na http://www-03.ibm.com/software/sla/sladb.nsf/sla/saas (sekce Digital Marketing Optimalization – IBM Marketing Cloud) a „IBM Podmínkami užívání – Všeobecné podmínky“, které jsou dostupné na http://www-03.ibm.com/software/sla/sladb.nsf/pdf/5948-01/$file/i126-5948-01_02-2013_cs_CZ.pdf, a dále technickou a právní dokumentací IBM Marketing Cloud, a to vše vždy v aktuální verzi. Objednatel bere na vědomí, že podmínkou užívání systému IBM Marketing Cloud či dalších systémů z jeho strany může být požadavek, aby uzavřel s IBM závaznou dohodu. O tom ho případně bude Zhotovitel informovat.


 

2. Objednávka

Služby se závazně objednávají na základě písemné, faxové, e-mailové objednávky nebo na základě zálohové faktury (proforma) vystavené Zhotovitelem.

Objednávka je pro Zhotovitele závazná až poté, kdy ji Zhotovitel písemně či e-mailem potvrdí Objednateli. Zhotovitel může potvrdit objednávku také tím, že začne podle ní vykonávat činnost.

Všechny dílčí objednávky Objednatele budou pokud možno číselně označovány tak, aby nedocházelo k jejich duplikaci.

Potvrzením objednávky se má za to, že Zhotovitel a Objednatel sjednali smluvní vztah, který se bude vedle uzavřené smlouvy řídit ujednáními těchto Obchodních podmínek a dokumenty, na něž odkazují.

Zasláním objednávky či provedením platby dle zálohové faktury vyjadřuje Objednatel souhlas s těmito Obchodními podmínkami Zhotovitele a při využívání služeb IBM Marketing Cloud či jiných osob také s podmínkami společnosti IBM či těchto osob vztahujícími se k jejich produktům.

Objednatel se zavazuje předávat Zhotoviteli pokyny týkající se zpracování jím předaných údajů přiměřeným způsobem stanoveným Zhotovitelem.


3. Finanční podmínky

3.1 Cena

Cena je sjednána na základě dohody Objednatele a Zhotovitele. Ceny jsou vždy sjednávány bez DPH, která se připočítává dle platných právních předpisů.

3.2 Fakturace a platební podmínky

Zhotovitel je oprávněn na základě zálohové faktury žádat zálohu z ceny nebo platbu předem. Příslušná částka platby musí pak být připsána na účet Zhotovitele nejpozději dva (2) pracovní dny před dohodnutým termínem zahájení příslušných služeb. V případě, že platba nebude na účet Zhotovitele připsána řádně a včas, není Zhotovitel povinen zahájit poskytování služeb.

Faktury s náležitostmi daňového dokladu se vystavují do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění.

Pokud služby probíhají souvisle v několika měsících či v rámci jednotlivých kampaní, mohou být na konci každého kalendářního měsíce/kampaně Zhotovitelem vystaveny dílčí faktury na odpovídající část služeb.

Doba splatnosti faktur činí 14 dní od data vystavení, pokud nebude písemně mezi Objednatelem a Zhotovitelem dohodnuto jiné období. V případě prodlení s úhradou faktur je Zhotovitel oprávněn účtovat Objednateli za každý i započatý den prodlení úrok z prodlení ve výši 0,15 % z dlužné částky. Zaplacení úroků z prodlení nemá vliv na nárok Zhotovitele na náhradu případné škody či jiné újmy. Povinnost zaplatit úroky z prodlení trvá i po skončení smlouvy.

Za řádně uhrazené služby se považují služby, které byly uhrazeny ve výši a pod variabilním symbolem, který je uveden na objednávce/daňovém dokladu. Uhrazením se rozumí připsání částky na bankovní účet Zhotovitele.

Chybné, částečné či hromadné platby nemusí být Zhotovitelem akceptovány. Takové platby mohou být vráceny na účet, ze kterého byly na účet Zhotovitele připsány, snížené o případné bankovní poplatky vynaložené ze strany Zhotovitele.

Objednatel není oprávněn bez předchozího písemného souhlasu Zhotovitele postoupit nebo zastavit své pohledávky vůči Zhotoviteli.

3.3 Storno podmínky

V případě, že si Objednatel přeje zrušit již potvrzenou objednávku, je povinen Zhotoviteli zaplatit storno poplatek ve výši sjednané ceny s DPH dle objednávky, nedohodnou-li se jinak.

3.4 Zvláštní podmínka u neuhrazených faktur

V případě prodlení úhrady faktury ze strany Objednatele má Zhotovitel právo přerušit poskytování služeb dle této smlouvy, aniž by byl povinen to Objednateli oznámit, a dále případně vázat další zahájení prací na uhrazení přiměřené zálohy Objednatelem. Pokud dojde k přerušení poskytování těchto služeb, není tím dotčeno právo na odměnu i za období, kdy se služby neprovádějí. Zhotovitel je i oprávněn pozastavit jakoukoliv kampaň Objednatele, který je v prodlení s úhradou jakéhokoliv závazku za Zhotovitelem a takováto kampaň se považuje za ukončenou z důvodů na straně Objednatele.

Zhotovitel je oprávněn k vymáhání svých pohledávek vůči Objednateli využít třetí osobu. Zhotovitel je oprávněn předat informace o jednotlivých obchodních případech a o Objednateli třetím osobám v případech stanovených právními předpisy, v případech zvláště sjednaných, při ochraně práv Zhotovitele či vymáhání jeho pohledávek, při postoupení pohledávky či jiném nakládání s ní, svým právním, účetním, daňovým a obdobným poradcům, osobám tvořícím se zhotovitelem koncern a dále osobě poskytující Zhotoviteli pojištění rizika nezaplacení pohledávek či vymáhající pro něj pohledávky.


4. Podmínky poskytování služeb

4.1 Objednatel se zavazuje poskytnout na jeho žádost Zhotoviteli včas součinnost a veškeré informace, jakož i rovněž předat Zhotoviteli dokumenty, které nezbytně potřebuje pro řádné a včasné plnění závazků. V případě prodlení na straně Objednatele s plněním jeho povinností (poskytnutí součinnosti, informací či podkladů) nemůže být Zhotovitel v prodlení s plněním jeho povinností dle této smlouvy, přičemž Zhotoviteli vzniká právo na úhradu odměny v plné výši.

Objednatel výlučně odpovídá za pravdivost údajů uvedených v podkladech jím předaných či zajištěných.

4.2 V případě, že Zhotovitel bude pro Objednatele šířit reklamu, je Objednatel plně odpovědný za obsah takové reklamy. Objednatel se zavazuje, že reklama předaná Zhotoviteli k šíření nebude v rozporu s právními předpisy, dobrými mravy, principy poctivého jednání a zásadami poctivého obchodního styku, a že šířením reklamy nebudou neoprávněně zasažena práva a oprávněné zájmy třetích osob (zejména, nikoliv však jen, právo na ochranu osobnosti fyzických osob, právo na ochranu dobré pověsti právnických osob, autorská práva, práva související s právem autorským a práva k ochranné známce), a nebudou ani porušeny obecně závazné právní předpisy. Objednatel se zavazuje, že pokud Zhotoviteli či šiřiteli reklamy, popř. provozovateli příslušného média vznikne v důsledku šíření reklamy škoda nebo jiná újma, tuto škodu (újmu) v plné výši nahradí.

Objednatel se dále výslovně zavazuje nepředávat k šíření prezentaci na hazardní hry provozované bez základního povolení podle zákona č. 186/2016 Sb., o hazardních hrách či předpisů jej nahrazujících. Objednatel se dále výslovně zavazuje zajistit dodržení veškerých zákonných podmínek a povinností ohledně prezentace humánních léčivých přípravků, doplňků stravy, potravin, zejména pak potravin pro zvláštní výživu a pokračovací kojeneckou výživu a to jak podle českých právních předpisů (např. zákon č. 40/1995 Sb., o regulaci reklamy), tak podle předpisů EU (zejména v Nařízení (EU) 1924/2006 o výživových a zdravotních tvrzeních při označování potravin).

Pokud je s Objednatelem dohodnuta sleva v návaznosti na množství (např. počtu odeslaných e-mailů), při nevyužití sjednaného množství Objednatelem či při prodlení objednatele s úhradou faktury za takovou službu (či její část) delší než 15 dní může Zhotovitel jednostranně rozhodnout o tom, že právo Objednatele na slevu zaniká v plném rozsahu či v rozsahu určeném Zhotovitelem.

4.3 Zhotovitel si vyhrazuje právo odmítnout poskytnutí služeb týkající se e-mailů Objednatele:
a) v případě, kdy jejich obsah či rozsah nebude odpovídat uzavřené smlouvě či jiné dohodě anebo těmto obchodním podmínkám či jiným podmínkám, jež se dle dohody stran použijí,
b) v případě, kdy budou porušeny etické zásady Zhotovitele či provozovatele IBM Marketing Cloud či provozovatelů jiných obdobných systémů užívaných Zhotovitelem pro plnění pro Objednatele, případně Kodex reklamy Rady pro reklamu,
c) z důvodu právně závadného obsahu e-mailů, tzn. pokud obsah či způsob šíření bude v rozporu s právními předpisy, dobrými mravy, zásadami poctivého obchodního styku a poctivého jednání nebo rozhodnutími orgánů veřejné správy anebo v rozporu s etickými pravidly Rady pro reklamu (dostupnými na www.rpr.cz),
d) v případě, kdy by e-maily mohly svým formátem, obsahem či provedením vyvolat u adresátů dojem, že se jedná o sdělení jiné osoby,
e) obsahující sdělení, reklamu či obchodní sdělení třetích osob, s výjimkou případu, kdy Objednatelem bude reklamní či mediální agentura a reklama bude obsahovat sdělení, reklamu či obchodní sdělení jejího zákazníka schváleného Zhotovitelem,
f) které budou zasahovat do práv a oprávněných zájmů Zhotovitele či budou poškozovat nebo by mohly poškodit dobré jméno Zhotovitele, jeho zaměstnanců, společníků anebo osob tvořících s ním koncern,
g) v případě, kdy se bude jednat o reklamu konkurenta Zhotovitele nebo provozovatele IBM Marketing Cloud či provozovatelů jiných obdobných systémů užívaných Zhotovitelem pro plnění pro Objednatele,
h) v případě, kdy Zhotovitel bude mít důvodné pochybnosti o tom, zda není dán důvod pro odmítnutí podle písm. a) až g),
i) v případě, kdy Objednatel odmítne podepsat zvláštní slib odškodnění, jehož podpis bude v odůvodněných případech Zhotovitelem požadován,
h) obsahující anonymní reklamy týkající se voleb po dobu volební kampaně podle volebních zákonů nebo obsah, který nesplňuje další požadavky volebních zákonů.

Pro závadný obsah reklamy šířené pro Objednatele platí výše uvedená pravidla obdobně.

Zhotovitel je oprávněn ve výše uvedených případech odmítnout službu zcela nebo i částečně.

Zhotovitel sdělí své rozhodnutí o odmítnutí Objednateli bez zbytečného odkladu. Objednatel je pak povinen bez zbytečného odkladu dodat Zhotoviteli bezvadné náhradní podklady. Při opakovaném odmítnutí z důvodů uvedených v tomto odstavci má Zhotovitel právo od uzavřené smlouvy odstoupit.

4.4 Objednatel odpovídá za legálnost doručování sdělení prostřednictvím e-mailu, ke kterému využívá služeb Zhotovitele. Objednatel prohlašuje, že má zajištěny veškeré souhlasy či existují jiné právní důvody pro doručování dělení všem klientům, resp. všem uživatelům, jejichž e-mailové adresy předá Zhotoviteli jako podklady pro plnění smlouvy a to tak, aby odpovídaly jak českému právu, tak právu státu, jehož rezidentem je adresát, či do něhož budou taková sdělení zasílána. Z hlediska českého práva musí být sdělení zejména v souladu se zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, Nařízením č. (EU) 2016/679 a zákonem č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích.

4.5 Objednatel souhlasí s tím, aby Zhotovitel v přiměřeném rozsahu technicky zpracoval sdělení předaná mu k šíření a to zejména z důvodu zabezpečení technických požadavků připojovaných sítí, přizpůsobení těchto zpráv omezením daným systémy třetích stran, zejména systémem IBM Marketing Cloud, jejich přizpůsobení použitým technologiím a podmínkám dodavatelů jednotlivých řešení.

4.6 Objednatel bere na vědomí a zavazuje se zejména při dodávání podkladů či sdělování pokynů a využívání počítačových a jiných systémů dodržovat obchodní podmínky a pravidla spolupráce se třetími stranami, se kterými smluvní strany přijdou do kontaktu při plnění objednávky/smlouvy (zejména podmínky provozovatelů serverů Google, Seznam.cz, Facebook, reklamních systémů Adform, Adwords, Sklik, IBM, atp.). Objednatel zároveň bere na vědomí, že Zhotovitel je též povinen se těmito podmínkami řídit a bude podle nich postupovat při plnění smlouvy s Objednatelem.

V případě, kdy je součástí jakéhokoliv užitého software řešení třetích stran licencované touto třetí stranou, musí být dodrženy také podmínky stanovené takovou třetí stranou.

4.7 Pokud je Objednateli poskytována jakákoliv licence či podlicence k software a jiným předmětům chráněným autorským právem (dále vše jen „software“), Objednatel bere na vědomí, že takováto (pod)licence je poskytovaná pouze za účelem plnění uzavřené smlouvy, jako nevýhradní, nejvýše na dobu trvání uzavřené smlouvy a výlučně pro teritorium České republiky. Objednatel není bez předchozího písemného souhlasu Zhotovitele oprávněn poskytovat třetím osobám jakkoliv možnost užívat software a to jak formou podlicencí, převodu licence, nájmu či jakéhokoliv jiného poskytnutí přístupu k software za účelem jeho využívání.

Objednatel se zavazuje umožnit Zhotoviteli anebo nositelům autorských práv k software (zejména společnosti IBM) na jejich žádost prověření, zda je z jeho strany software užíván v souladu se sjednanými pravidly. Objednatel souhlasí s tím, že jakákoliv softwarová řešení nemusí být dostupná neomezeně.

Zhotovitel anebo společnost IBM jsou oprávněni v pravidelných intervalech či v případě potřeby i mimo ně omezovat přístup k systému IBM Marketing Cloud za účelem provádění jeho údržby, oprav chyb anebo modernizace softwaru a/nebo hardwaru. Takováto pravidelná údržba může být prováděna každou neděli v době od 24:00 do 4:00. Pro ostatní systémy třetích stran využívané Zhotovitelem či vlastní systémy Zhotovitele platí tato pravidla obdobně.

Objednatel souhlasí s tím, že třetí strany jakožto dodavatelé podpůrných či dodatečných softwarových řešení a součástí v rámci IBM Marketing Cloud vylučují jakoukoliv odpovědnost za jakékoliv škody. Totéž platí pro jakoukoliv odpovědnost Zhotovitele či třetích osob za jakékoliv škody spojené s použitím jakéhokoliv jiného software ze strany Objednatele.

Objednatel se zavazuje nepoužívat systém IBM Marketing Cloud a jakýkoliv jiný software v rozporu se zákonem či dobrými mravy, a dále k užití anebo publikování nebo šíření informací, které: (i) jsou nezákonné, (ii) jsou obscénní, sexuálně explicitní, pornografické, (iii) diskriminační, (iv) jakýmkoliv způsobem poškozující menšiny, (v) porušují autorská práva třetích osob, (vi) obsahují materiály nebezpečné pro národní či veřejnou bezpečnost kteréhokoliv státu, (vii) podporující terorismus či jiné závadné anebo nezákonné chování, (viii) obsahují falešnou identitu za účelem oklamání ostatních nebo jakkoliv manipulují s identifikátory za účelem skrytí původu přenosu či informací (ix) obsahujících jakýkoliv závadný software vč. počítačových virů, počítačových červů, trojských koní, spyware, adware apod. Objednatel se dále zavazuje nepoužívat systém IBM Marketing Cloud a jakýkoliv jiný software jakkoliv k neoprávněnému získávání informací o jiných osobách, vč. např. phishingu, nezákonnému získávání přístupu do počítačových sítí a zařízení apod.

Objednatel se výslovně zavazuje neužívat software způsobem, který porušuje exportní omezení pro software platná na území České republiky či USA. Objednatel se zavazuje dodržovat obecně platné principy corporate governance a zavazuje se neprovádět v souvislosti s uzavřenou smlouvou jakoukoliv činnost, která by mohla být považována za korupční jednání.

Objednatel si bude archivovat záložní kopie veškerého obsahu poskytnutého k využití v rámci IBM Marketing Cloud. Objednatel bere na vědomí, že zprávy a obsah mu bude k dispozici prostřednictvím systému IBM Marketing Cloud po dobu sto osmdesát (180) dnů po nahrání nebo vytvoření v systému IBM Marketing Cloud (nebo, v případě šablon a databází Objednatele, po dobu sto osmdesát (180) dnů od posledního aktivního nakládání s nimi ze strany Objednatele). Zprávy a obsah mohou být archivovány a/nebo smazány ze systému IBM Marketing Cloud kdykoliv po vypršení této doby; Objednatel bere na vědomí, že společnost IBM archivuje a/nebo zničí všechny kopie zpráv a obsahu ihned po ukončení příslušné objednávky a/nebo smlouvy zakládající právo Objednatele na užívání systému IBM Marketing Cloud.

Jakékoliv případně Objednateli vygenerované a přidělené heslo či jiné přístupové údaje pro užití systému IBM Marketing Cloud slouží pouze pro jeho vnitřní potřebu v souladu s uzavřenou smlouvou a musí být Objednatelem uchovávány v tajnosti. Zhotovitel ani žádný dodavatel software a služeb nenese odpovědnost za ztrátu nebo zneužití těchto údajů. Objednatel je povinen dokumentovat, kteří jeho zaměstnanci mají přístup k přístupovým údajům do systému IBM Marketing Cloud. Objednatel bere na vědomí, že v případě, kdy Objednatel poskytne přístupové údaje k systému IBM Marketing Cloud třetí osobě, může být jeho přístup k IBM Marketing Cloud okamžitě pozastaven.

Objednatel se zavazuje nekopírovat a neukládat systém IBM Marketing Cloud ani jakoukoliv jeho část na svoje počítačové vybavení a nebude jej využívat jinak, než za účelem řádného využívání této služby k účelům, ke kterým je určena, zejména jej nebude využívat pro vývoj konkurenčních produktů. Objednatel bere na vědomí, že uzavření příslušné smlouvy ho neopravňuje k užívání jakéhokoliv loga či ochranné známky třetích osob, zejména pak společnosti IBM.

Objednatel bere na vědomí, že veškerá prohlášení podle těchto obchodních podmínek činí Zhotovitel výlučně za svoji osobu a žádné prohlášení zde uvedené nemůže být vykládáno k tíži IBM.

Zhotovitel je oprávněn odstoupit od této dohody s okamžitými účinky v případě, kdy Objednatel poruší jakýkoliv svůj závazek podle tohoto článku. Právo na odstoupení či výpověď plynoucí ze zákona tím není dotčeno.

V případě porušení v tomto článku uvedených povinnosti/prohlášení ze strany Objednatele se Objednatel zavazuje uhradit Zhotoviteli anebo provozovatelům příslušných systémů využívaných pro poskytování služeb Objednateli veškeré škody a vzniklou újmu.


5. Reklamace

5.1 V případě pochybení na straně Zhotovitele je Objednatel v rámci reklamačního řízení oprávněn požadovat přiměřenou náhradu, a to zejména ve formě jiného náhradního plnění, nebo slevy z ceny. Volba mezi nároky uvedenými výše náleží Objednateli jen v případě, jestliže ji oznámí Zhotoviteli ve včas zaslaném písemném oznámení o vadách. Uplatněný nárok pak není Objednatel oprávněn měnit bez souhlasu Zhotovitele.

5.2 Objednatel musí uplatnit reklamaci výhradně písemně, a to doporučeným dopisem na adresu sídla Zhotovitele. Reklamace podané emailem, faxem či telefonicky jsou považovány za řádně uplatněné pouze v případě, že Zhotovitel potvrdí jejich přijetí.

5.4 Lhůta pro uplatnění reklamace je 10 kalendářních dnů ode dne, kdy Objednatel zjistil nebo mohl zjistit pochybení, nejpozději však 10 dní od doručení reportu či faktury ze strany Zhotovitele.

Zhotovitel si vyhrazuje lhůtu 21 kalendářních dnů pro rozhodnutí o reklamaci. Objednatel je povinen při reklamaci řádně a dostatečně specifikovat reklamované služby. Vágní reklamace mohou být ze strany Zhotovitele odmítnuty jako neopodstatněné.

5.5 Sleva z ceny se uplatňuje formou opravného daňového dokladu. Závazek splatnosti je tak omezen pouze na tu poměrnou část plnění, na kterou není uplatňována oprávněná reklamace.

5.6 Námitky vůči vystaveným fakturám – daňovým dokladům, které by ve svém důsledku měly za následek omezení pohledávky Zhotovitele vůči Objednateli, je povinen Objednatel uplatnit do 10 kalendářních dnů po doručení faktury a to písemně na adresu sídla Zhotovitele. Dodržení lhůty je povinen prokázat Objednatel, jinak bude námitka považována za opožděnou.


6. Ujednání o ochraně osobních údajů při poskytování služeb Zhotovitele

Obě smluvní strany se zavazují dodržovat ustanovení předpisů o ochraně osobních údajů (zejména Nařízení (EU) 2016/679 (dále jen „Nařízení“) a dalších).

Zhotovitel bude pro Objednatele provádět na základě této smlouvy jako tzv. zpracovatel zpracování osobních údajů zákazníků či jiných příjemců marketingových sdělení Objednatele (dále jen „zákazníci“). Doba trvání zpracování, povaha a účel zpracování jsou dány uzavřenou smlouvou. Předmětem zpracování jsou osobní údaje zákazníků, které Objednatel poskytne Zhotoviteli nebo které Zhotovitel v rámci plnění svých závazků podle této smlouvy či z podnětu Objednatele zpracovává. Objednatel odpovídá plně za stanovení účelu zpracování, informování subjektů údajů o zpracování, získání správného právního důvodu pro zpracování, přesnost jím poskytnutých údajů a plnění dalších povinností správce podle Nařízení a dalších aplikovatelných právních předpisů. Zhotovitel je oprávněn požadovat zpřístupnění těchto údajů. Objednatel dále odpovídá za zpracování prováděné jinými osobami než Zhotovitelem a jím určenými podzpracovateli a za zpracování prováděné v systémech, jejichž užití Objednatel požadoval.

Zhotovitel bude zpracovávat pro Objednatele obvykle zejména tyto osobní údaje zákazníků Objednatele: jejich jméno a příjmení, adresu včetně e-mailové adresy, informace o transakcích zákazníka ve vztahu k Objednateli, případně včetně zakoupeného zboží a ceny, informace o chování zákazníka v rámci internetových stránek Objednatele, obsah zákazníkům zasílaných zpráv a jiných marketingových sdělení, aktivity zákazníka vztahující se k takovým sdělením, informace získané z měřících kódů Objednatele umístěných na jeho internetové stránce apod.

Zhotovitel bude osobní údaje zpracovávat pouze na základě doložených pokynů Objednatele, které se Objednatel zavazuje předávat Zhotoviteli způsobem určeným Zhotovitelem, včetně v otázkách předání osobních údajů do třetí země (viz níže) nebo mezinárodní organizaci, pokud mu toto zpracování již neukládají právo Evropské unie nebo ČR; v takovém případě bude Zhotovitel Objednatele informovat o tomto právním požadavku před zpracováním, ledaže by tyto právní předpisy toto informování zakazovaly z důležitých důvodů veřejného zájmu. Zhotovitel tímto informuje Objednatele, že údaje bude zpracovávat v nezbytně nutném rozsahu také za účelem plnění jeho povinností podle Nařízení a příslušného adaptačního zákona platného na území ČR, zákona č. 480/2004 Sb., předpisů o vedení účetnictví (zejména podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a předpisů jej provádějících), daňových předpisů (zejména podle zákona č. 586/1992 Sb., o dani z příjmů a zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty a předpisů je provádějících).

Zhotovitel se zavazuje v souvislosti se zpracováním osobních údajů pro Objednatele:
a) nezapojit do zpracování žádného dalšího zpracovatele bez předchozího konkrétního nebo obecného písemného povolení Objednatele a využít pouze takové zpracovatele, kteří poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby dané zpracování splňovalo požadavky předpisů o ochraně osobních údajů a aby byla zajištěna ochrana práv subjektu údajů. Není-li sjednáno písemně jinak, poskytuje Objednatel Zhotoviteli obecné povolení k angažování dalších zpracovatelů. V případě obecného povolení bude Zhotovitel Objednatele informovat vhodným způsobem (např. e-mail, newsletter Zhotovitele), o veškerých zamýšlených změnách týkajících se přijetí dalších zpracovatelů nebo jejich nahrazení, a poskytne tak Objednateli příležitost vyslovit vůči těmto změnám námitky; takovému dalšímu zpracovateli musí být uloženy na základě smlouvy nebo jiného právního aktu podle práva Evropské unie nebo příslušného členského státu EU stejné povinnosti na ochranu údajů, jaké jsou uvedeny v této smlouvě a to zejména poskytnutí dostatečných záruk, pokud jde o zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby zpracování splňovalo požadavky Nařízení. Nebude-li další zpracovatel plnit své povinnosti v oblasti ochrany údajů, odpovídá Objednateli za plnění povinností dotčeného dalšího zpracovatele i nadále plně Zhotovitel. Za dalšího zpracovatele zapojeného Zhotovitelem se však nepovažuje taková osoba, která je zapojena do zpracování z rozhodnutí Objednatele či na základě smlouvy, již má uzavřenu s Objednatelem (např. Google Inc. ohledně služby Google Analytics, provozovatelé reklamních systémů využívaných dle pokynů Objednatele). Zhotovitel za pochybení na straně takovýchto osob není zodpovědný,
b) zpracovávat osobní údaje pouze pro účely plnění smlouvy s Objednatelem a s tím související účely (včetně související ochrany práv Zhotovitele a dokladování plnění poskytovaných Objednateli),
c) zohledňovat povahu zpracování a být Objednateli nápomocen prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření, pokud je to možné, pro splnění povinností Objednatele podle předpisů o ochraně osobních údajů a poskytnout v potřebném rozsahu a bez zbytečného odkladu Objednateli součinnost nutnou k naplnění práv subjektů údajů či součinnost s dozorovým úřadem, pro odstranění pochybností se uvádí, že náklady na tuto součinnost nad rámec obvyklých technických opatření (např. při vyřizování individuálních žádostí subjektů údajů v rámci práva na přístup apod.) nejsou hrazeny v rámci pevných či paušálních plateb, ale budou Zhotovitelem účtovány zvlášť podle jeho ceníku, nebude-li písemně sjednáno jinak,
d) zajistit, aby se osoby jím využívané pro zpracování osobních údajů zavázaly k mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti,
e) ohlašovat Objednateli bez zbytečného odkladu porušení zabezpečení osobních údajů v případě, kdy je Objednatel povinen oznámit takové porušení dozorovému úřadu a či zákazníkům či by takové porušení zabezpečení představovalo nikoliv nevýznamné riziko pro práva a oprávněné zájmy Objednatele, ledaže by takové ohlášení bylo v rozporu s aplikovatelným právem,
f) poskytnout Objednateli v přiměřeném a obvyklém rozsahu veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené v článku 28 Nařízení,
g) umožnit Objednateli na jeho písemnou žádost v přiměřeném a obvyklém rozsahu audity, včetně inspekcí (dále jen „kontroly“), prováděné Objednatelem nebo jiným auditorem, kterého Objednatel pověřil, a k těmto kontrolám přispěje; Zhotovitel je oprávněn požadovat za tuto svou součinnost přiměřenou úplatu, která bude, není-li stanoveno jinak, určena jako částka 500 Kč bez DPH za člověkohodinu v rámci první kontroly v kalendářním roce a 1.500 Kč bez DPH za člověkohodinu v rámci dalších kontrol v kalendářním roce (Zhotovitel je však povinen umožnit pouze jednu kontrolu v období každých 12 měsíců); Objednatel dále uhradí zhotoviteli veškeré účelně vynaložené náklady související s takovou kontrolou. Zhotovitel je však oprávněn provádění takových dalších kontrol odmítnout, nebude-li mít Objednatel závažný důvod pro jejich provedení. Výše uvedené částky se budou od 1.7. kalendářního roku následujícího po roce, v němž smlouva mezi Objednatelem a Zhotovitelem nabude účinnosti, zvyšovat o míru spotřebitelské inflace (přírůstek indexu spotřebitelských cen) vyhlášené za předchozí kalendářní rok Českým statistickým úřadem. Objednatel je oprávněn pověřit takovou kontrolou – pokud ji nebude provádět sám – pouze advokátní kancelář či osobu zabývající se profesionálně ochranou osobních údajů (nikoliv však osobu konkurující Zhotoviteli). Osoba provádějící kontrolu (včetně osob provádějících ji pro Objednatele) musí být povinna dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v rámci takové kontroly a nesmí při ní získané údaje využít jinak, než k plnění povinností Objednatele jako správce podle Nařízení. Objednatel je povinen Zhotoviteli tuto skutečnost prokázat. Zhotovitel je oprávněn při kontrole zpřístupnit informace, a podklady, jejichž zpřístupnění by mohlo ohrozit práva či zasáhnout do práv třetích osob (např. poskytovatelů příslušných licencí a systémů, osobních údajů a obchodního tajemství zpracovávaných pro jiné osoby apod.) či práva na ochranu know-how, důvěrných informací či obchodního tajemství Zhotovitele, pouze v obecném rozsahu či způsobem, který výše uvedené skutečnosti neohrozí. Zhotovitel je však vždy oprávněn odmítnout zpřístupnění takových informací a podkladů, jejichž zpřístupnění na něm nebude možné spravedlivě požadovat. Audity a kontroly na místě samém (u Zhotovitele) budou prováděny pouze v odůvodněných případech a musí být prováděny způsobem, který bude minimalizovat jejich vliv na činnost Zhotovitele. Detaily o prováděné kontrole budou vždy sjednány zvláštní písemnou dohodou uzavřenou mezi Objednatelem a Zhotovitelem, kterou smluvní strany uzavřou do 15 dnů ode dne doručení písemného požadavku Objednatele na provedení kontroly Zhotoviteli.

Zhotovitel může zpracovávat osobní údaje jen po nezbytně nutnou dobu a zavazuje se po ukončení poskytování služeb spojených se zpracováním všechny osobní údaje vymazat a vymazat existující kopie takových údajů, pokud právo Evropské unie nebo ČR nebude požadovat uložení daných osobních údajů či nebude-li takové údaje třeba uchovávat po přiměřenou dobu za účelem vyřízení reklamací, ochrany práv Zhotovitele či třetích osob nebo jiného plnění uzavřené smlouvy mezi Objednatelem a Zhotovitelem.

S přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, provede Zhotovitel vhodná technická a organizační opatření, aby zajistil úroveň zabezpečení odpovídající danému riziku, případně včetně:

a) používání přístupových hesel do počítačových systémů Zhotovitele,
b) uzamykání prostor Zhotovitele, v nichž se osobní údaje nacházejí, nebudou-li pod dohledem spolupracovníka Zhotovitele,
c) kamerového dohledu u vstupu do prostor Zhotovitele,
d) pseudonymizace nebo šifrování osobních údajů, tam, kde to bude vhodné a obvyklé s ohledem na charakter zpracovávaných údajů a z hlediska nákladů přijatelné,
e) schopnosti zajistit neustálou důvěrnost, integritu, dostupnost a odolnost systémů a služeb zpracování v na trhu obvyklém rozsahu a případech,
f) schopnosti obnovit dostupnost osobních údajů a přístup k nim včas v případě fyzických či technických incidentů v na trhu obvyklém rozsahu a případech,
g) procesu pravidelného testování, posuzování a hodnocení účinnosti zavedených technických a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování.

Při posuzování vhodné úrovně bezpečnosti se zohlední zejména rizika, která představuje zpracování, zejména náhodné nebo protiprávní zničení, ztráta, pozměňování, neoprávněné zpřístupnění předávaných, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů, nebo neoprávněný přístup k nim, náklady spojené s takovými opatřeními a přiměřená situace na trhu.

Objednatel se zavazuje poskytnout Zhotoviteli veškerá jím provedená posouzení vlivu na ochranu osobních údajů (včetně jejich změn), vyhotovená ohledně zpracování, na němž se bude Zhotovitel podílet, možnost (v přiměřeném rozsahu) konzultací s pověřencem Objednatele pro ochranu osobních údajů, bude-li jmenován, či osobou zabývající se u Objednatele ochranou osobních údajů, a dále ostatní potřebnou součinnost k plnění povinností Zhotovitele podle této smlouvy či zákona. Objednatel se zavazuje oznámit Zhotoviteli zahájení každé kontroly ze strany dozorových úřadů týkající se zpracování, na němž se bude Zhotovitel podílet a v přiměřeném a zákonem připuštěném rozsahu jej informovat o postupu takové kontroly.

Zhotovitel přijme opatření pro zajištění toho, aby jakákoliv fyzická osoba, která jedná z pověření Zpracovatele a má přístup k osobním údajům, zpracovávala tyto osobní údaje pouze v souladu s pokyny Objednatele, pokud jí jejich zpracování již neukládá právo Evropské unie nebo členského státu.

Objednatel souhlasí s tím, že v rámci systémů Zhotovitele či jeho subdodavatelů může docházet ke zpracování údajů i mimo území EU, pokud budou splněny podmínky a omezení stanovená právními předpisy. Objednatel zejména souhlasí s tím, že ke zpracování osobních údajů může docházet v USA společnostmi, které splňují podmínky rozhodnutí Evropské komise o tzv. Privacy Shield.


7. Závěrečná ustanovení

7.1 Smluvní strany se zavazují nesdělovat vzájemné údaje a informace, získané v rámci spolupráce, jakékoli třetí osobě (vyjma svých právních, daňových, účetních a obdobných poradců a osob tvořících se smluvními stranami koncern, za podmínky, že tyto budou zavázány k mlčenlivosti ve stejném rozsahu, jako smluvní strana a vyjma příslušných subdodavatelů nebo osob schválených druhou smluvní stranou). Toto omezení se nevztahuje na informace, které byly předány za účelem sdělení třetím osobám.

Jakýkoliv dopis, oznámení či jiný dokument bude považován za doručený druhé smluvní straně, bude-li dané smluvní straně doručen na adresu, faxové číslo či e-mailovou adresu uvedenou pro tyto účely v dílčí smlouvě nebo objednávce („kontaktní údaje“), nebo na jakoukoli jinou adresu prokazatelně oznámenou jednou smluvní stranou druhé smluvní straně pro účely doručování písemných oznámení nebo na adresu sídla smluvní strany zapsanou ve veřejném rejstříku.

V případě pochybností se má za to, že okamžikem doručení písemnosti je hodina a minuta uvedená v potvrzení o úspěšném doručení e-mailové zprávy druhé smluvní straně, nebo hodina a minuta uvedená ve zprávě o úspěšném odeslání faxové zprávy druhé smluvní straně. V případě písemnosti zasílané poštou se má v pochybnostech za to, že písemnost zaslaná doporučenou poštovní přepravou byla doručena třetí den po dni odeslání písemnosti.

Smluvní strany se zavazují písemně informovat druhou smluvní stranu o změnách kontaktních údajů či případných problémech s doručováním na příslušné adresy a/nebo telefonní čísla, a to v dostatečném předstihu, bude-li jim příslušná změna nebo problém známa předem, případně bez zbytečného odkladu poté, co příslušná změna nebo problém nastane.

Obě smluvní strany jsou oprávněny v přiměřeném rozsahu veřejně uvádět, že vzájemně spolupracují.

7.2 Tyto podmínky jsou vyhotoveny v českém a anglickém jazyce. V případě jakýchkoli nejasností nebo výkladových problémů je rozhodující česká verze.

Smluvní strany se dále výslovně dohodly, že jejich smluvní vztah založený na základě objednávek, dílčích smluv, rámcové smlouvy, jejich jednotlivých příloh anebo těchto obchodních podmínek, jeho platnost a následky neplatnosti, účinky, forma a další náležitosti, se řídí právem České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanským zákoníkem, ve znění pozdějších předpisů.

Ustanovení § 1799 a § 1800, § 1805 odst. 2, § 1913, § 1950, § 1952 odst. 2 a § 1995 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb. se mezi stranami neužijí.

Smluvní strany výslovně ujednávají, že Zhotovitel je oprávněn odmítnout plnění podle uzavřené smlouvy i pro případ, kdy Objednatel bude v prodlení se splněním svého jiného závazku (vzniklého z jiného právního důvodu) vůči Zhotoviteli.

Bylo-li ujednáno plnění ve splátkách a dlužník nesplní některou splátku, ujednaly smluvní strany, že věřitel má právo na vyrovnání celé pohledávky a toto právo může uplatnit i po splatnosti nejblíže příští splátky.

Zhotovitel je oprávněn započíst jakoukoliv svoji splatnou pohledávku vůči Objednateli proti pohledávkám Objednatele za Zhotovitelem a to bez ohledu na to, zda jsou tyto pohledávky splatné či nikoliv a bez ohledu na měnu nebo právní vztah, z nějž vznikly. Připouští se výslovně započtení pohledávek v různých měnách. Započtení se vždy řídí českým právem.

7.3 Zhotovitel v žádném případě neodpovídá za škody, které jím nebyly zaviněny úmyslně nebo z hrubé nedbalosti, a za škody způsobené okolnostmi vylučujícími odpovědnost, mimořádnými a nepředvídatelnými překážkami vzniklými nezávisle na jeho vůli anebo vyšší mocí (za vyšší moc se podle dohody stran vždy považuje např. stávka, výluka, válka a omezení plynoucí z válečného stavu, teroristické útoky, povstání, působení přírodních sil, požár apod.) a za jiné škody, u nichž je to v těchto podmínkách uvedeno. Zhotovitel není povinen hradit škodu jiné osobě než Objednateli.

7.4 Tyto Obchodní podmínky a veškeré dokumenty, na něž odkazují, jsou nedílnou součástí smlouvy uzavírané mezi Objednatelem a Zhotovitelem. V případě rozporu mezi obsahem smlouvy a Obchodními podmínkami se použije text uvedený ve smlouvě. Písemně sjednané smlouvy mohou být měněny nebo ukončeny pouze písemným jednáním, změna méně přísnou formou se vylučuje. Smlouva, při jejímž uzavírání zastupovali Zhotovitele jednatelé, může být měněna pouze právním jednáním, při němž budou Zhotovitele zastupovat opět jednatelé nebo osoby k takovému jednání výslovně pověřené individuálním písemným pověřením.

7.5 Zhotovitel může tyto obchodní podmínky v přiměřeném rozsahu změnit, a to zejména v případě:
a) změn v jednotlivých produktech, které by měly vliv na jejich funkčnost, a to včetně změn provedených dodavateli těchto produktů,
b) zavedení nových produktů,
c) změny či zrušení právních předpisů, vydání nových právních předpisů či změny výkladu příslušných právních předpisů,
d) změn cen účtovaných Zhotoviteli třetími osobami,
e) změn cenové úrovně na trhu,
f) změny výkladu příslušných právních předpisů,
g) nepředvídatelných změn na trhu, nebo
h) změn provedených v podmínkách služeb dodavatelů produktů, zejména v podmínkách produktu IBM Marketing Cloud.

Změna bude oznámena Objednateli podle volby Zhotovitele buď odesláním příslušné informace a úplného znění změny podmínek ve vhodném formátu (např. .pdf nebo .html) na kontaktní e-mailovou adresu Objednatele či písemným oznámením. Takováto změna vstupuje mezi Zhotovitelem a Objednatelem v platnost uplynutím Zhotovitelem stanovené lhůty, která činí zpravidla jeden měsíc; nejméně však činí tato lhůta 25 dní ode dne oznámení změny. V případě, že Objednatel nebude se změnou souhlasit, je oprávněn vypovědět příslušnou smlouvu ve lhůtě podle předchozí věty s výpovědní dobou 30 dnů. V případě, kdy Objednatel uplatní toto své právo na výpověď, není takovéto předčasné ukončení smlouvy považováno za porušení smlouvy ze strany Objednatele a Objednateli nezaniká ani se neomezuje právo na sjednané slevy (ledaže by toto právo zaniklo nebo bylo (mohlo být) omezeno z jiných důvodů na straně Objednatele). V případě, kdy Objednatel nevyužije svého práva na výpověď smlouvy, platí, že se změnou souhlasí. Zhotovitel si však vyhrazuje právo přijmout takovou změnu těchto podmínek, s níž nebude spojeno právo Objednatele na výpověď smlouvy za předpokladu, že takovouto změnou bude Objednatel vázán pouze v případě, kdy s ní bude souhlasit. Změny provedené dodavateli produktů třetích stran jsou účinné okamžikem, kdy tak stanoví tito dodavatelé produktů.
Objednatel si vyhrazuje právo při zavedení nových produktů stanovit pro ně odchylné obchodní podmínky, technické podmínky anebo ceníky.

Změny poučení o zpracování osobních údajů mohou být prováděny kdykoliv bez omezení. Objednatel bude s těmito změnami vhodným způsobem seznámen.

7.6 Smluvní strany tímto v souladu s § 89a občanského soudního řádu resp. nařízením (EU) č. 1215/2012 sjednávají pro veškeré spory mezi nimi plynoucí z této smlouvy příslušnost českých soudů a to místní příslušnost Obvodního soudu pro Prahu 4 jako soudu prvního stupně. V případě, že soudem prvního stupně bude krajský soud, sjednávají smluvní strany pro veškeré spory mezi nimi místní příslušnost Městského soudu v Praze.

7.7 Objednatel se zavazuje na své náklady a nebezpečí řádně a v zákonem stanovených lhůtách splnit povinnosti týkající se uzavřené smlouvy stanovené pro vztah Objednatele a Zhotovitele zákonem č. 340/2015 Sb. (dále jen „ZRS“), bude-li se tento zákon v daném případě aplikovat. V případě, že tento zákon umožňuje vyloučit ze zveřejnění některé části smlouvy či informace, Objednatel takové části smlouvy či informace ze zveřejnění vyloučí.
Objednatel se zejména zavazuje řádně a včas zajistit uveřejnění této smlouvy v registru smluv podle ZRS bez zbytečného odkladu, nejpozději do 15 dnů od jejího uzavření, přitom je povinen zejména:
• vytvořit elektronický obraz textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu,
• vyjmout ze smlouvy informace, které se nesmí (nebo nemusejí) uveřejnit,
• správně vyplnit metadata,
• zaslat smlouvu k uveřejnění správci registru,
• informovat Zhotovitele o uveřejnění této smlouvy zasláním potvrzení o uveřejnění smlouvy vygenerovaného správcem registru smluv bez zbytečného odkladu poté, kdy sám potvrzení obdrží.
Zhotovitel má právo zajistit uveřejnění této smlouvy sám, pokud Objednatel neuveřejní smlouvu do 15 dnů ode dne jejího uzavření, nebo má-li k tomu jiný rozumný důvod.

Zhotovitel má oprávnění požadovat náhradu škody nebo nemajetkové újmy způsobené porušením smluvní povinnosti Objednatele uveřejnit tuto smlouvu řádně a včas.

Smluvní strany se dohodly, že veškerá ustanovení této smlouvy, zejm. tohoto článku, týkající se jejího uveřejnění podle ZRS jsou oddělitelná od ostatního obsahu této smlouvy, a že případná neúčinnost nebo neplatnost smlouvy z důvodu jejího neuveřejnění nezpůsobuje jejich neúčinnost nebo neplatnost. Smluvní strany se dohodly, že v případě pochybností o tom, zda výše hodnoty předmětu smlouvy je vyšší než 50 000 Kč, se smlouva uveřejní. Uveřejnění této smlouvy nezbavuje smluvní strany povinnosti mlčenlivosti ohledně jejího obsahu.
Nenabude-li smlouva mezi Objednatelem a Zhotovitelem účinnosti nebo stane-li se neplatnou v důsledku jejího neuveřejnění, smluvní strany se zavazují poskytnout si vzájemnou součinnost a tento stav zhojit dohodou o narovnání.
Smluvní strany se dohodly, že Zhotovitel je v případě marného uplynutí lhůty stanovené pro zaslání této smlouvy správci registru k uveřejnění oprávněn od této smlouvy odstoupit.

Objednatel se zavazuje přistupovat k obsahu této smlouvy jako ke svému obchodnímu tajemství. Stejné platí pro jiné zákony upravující zveřejňování informací, zejména zákon č. 247/1995 Sb. a další volební zákony.

7.8. Pokud by u Objednatele byly dány jakékoliv důvody, jež by mohly založit zákonné ručení či jinou odpovědnost Zhotovitele za daňové povinnosti Objednatele, je Objednatel povinen o takových skutečnostech Zhotovitele bezodkladně písemně informovat.

7.9. Odstoupení od smlouvy mezi Objednatelem a Zhotovitelem má vždy účinky ex nunc. Od této smlouvy je možné odstoupí z důvodů v ní výslovně uvedených, či ze zákonných důvodů.

7.10 V případě, že některé ustanovení objednávky, dílčí smlouvy, rámcové smlouvy nebo těchto obchodních podmínek se ukáže neplatným, neúčinným či nevymahatelným anebo některé ustanovení chybí, zůstávají ostatní ustanovení touto skutečností nedotčena. Strany se dohodnou na náhradě takového neplatného, neúčinného či nevymahatelného ustanovení za ustanovení jiné, které nejlépe splňuje tytéž obchodní účely jako ustanovení neplatné, neúčinné nebo nevymahatelné.

7.11 Tyto Obchodní podmínky jsou platné a účinné od 25.5.2018.

 


 

Příloha:
Poučení o zpracování osobních údajů Objednatele Zhotovitelem (dále nazýván také jako „partner“)

Toto poučení shrnuje základní zásady zpracování osobních údajů ze strany ACOMWARE, s.r.o. (dále jen „ACOMWARE“), pokud se jedná o osobní údaje skutečných či potenciálních smluvních partnerů – fyzických osob (vyjma zaměstnanců).


 

Přehled zpracovávaných (typů) údajů a jejich zdroje

V této části se dozvíte, jaké typy osobních údajů o Vás budeme zpracovávat. Za osobní údaje se přitom považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (také nazývané „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. Osobní údaje, které o Vás budeme zpracovávat, většinou získáme přímo od Vás, případně v rámci smluvní spolupráce s Vámi. V odůvodněných případech (zejména při vymáhání dlužných částek) také můžeme o Vás vyhledat z otevřených zdrojů další informace.

Osobní údaje smluvních partnerů – fyzických osob (dále jen „partner“), které bude ACOMWARE zpracovávat, zahrnují zejména údaje poskytnuté takovými osobami (typicky jméno a příjmení, místo podnikání, IČ, DIČ, číslo účtu, kontaktní údaje (e-mailová adresa a telefonní číslo), datum narození, údaje uvedené ve smlouvě, fakturované a hrazené (dlužné) částky, údaje o probíhajícím plnění a komunikace s partnery (či jejich zaměstnanci). V souvislosti s komunikací s partnerem si ACOMWARE může ukládat také některé technické údaje, tedy čas provedené komunikace s partnerem a IP adresu, z níž bude zaslána. U potenciálních smluvních partnerů – podnikatelů může naše společnost zpracovávat údaje získané z otevřených zdrojů (např. jejich webové stránky či jimi zadaná inzerce), aby je pak mohla kontaktovat telefonicky s nabídkou služeb. Takové základní údaje si může naše společnost uložit do svého CRM systému za účelem dalšího kontaktu.

 


 

Účely zpracování

V této části uvádíme přehled účelů, k nimž budeme Vaše osobní údaje využívat (zpracovávat). Obvykle je každý údaj využíván zároveň k vícero účelům. Od stanovených účelů se pak odvíjí i prostředky zpracování, doba zpracování apod. V určitých případech stanovených v Nařízení (EU) č. 2016/679 můžeme Vaše údaje zpracovávat i pro jiné účely, než jsou níže uvedené, jedná se však o výjimečné a omezené případy, které Nařízení podmiňuje splněním dalších podmínek.

Primárním účelem zpracování osobních údajů smluvního partnera bude uzavření a plnění uzavřené smlouvy. V této souvislosti budou údaje dále používány k evidenci a řádnému plnění smluvních vztahů ACOMWARE, pro kontrolu činnosti našich zaměstnanců, pro statistické účely, další rozvoj služeb ACOMWARE, a to buď služby, které se týká uzavřená smlouva, nebo vnitřních administrativních postupů v ACOMWARE, k vymáhání pohledávek a k ochraně práv ACOMWARE a třetích osob (např. dalších smluvních partnerů), zejména před protiprávní činností. Údaje (zejména získané z komunikace s partnerem, jako je IP adresa a čas komunikace) budou užívány také za účelem IT bezpečnosti ACOMWARE. Dále budou osobní údaje partnera užívány ACOMWARE za účelem plnění jejích právních povinností, zejména podle předpisů upravujících vedení účetnictví a daní, předpisů týkajících se ochrany osobních údajů (a to jak partnera či osob za něj jednajících), předpisů o regulaci reklamy atp. a pro účely přímého marketingu (tedy zejména zasílání nabídek na naše další produkty a služby, tedy kontaktováním e-mailem či telefonem).

 


 

Právní základ zpracování

Každé zpracování osobních údajů musí být zákonné – musí být založeno na některém v Nařízení vyjmenovaném právním základu zpracování. Podobně jako u účelu může být každý údaj zpracováván na základě vícero právních důvodů zpracování. Pokud všechny právní důvody odpadnou, pak přestaneme Vaše údaje zpracovávat. Možné právní důvody zpracování jsou vyjmenovány v čl. 6 Nařízení. Upozorňujeme Vás, že pokud budeme Vaše osobní údaje zpracovávat na základě Vašeho souhlasu, máte kdykoliv možnost tento souhlas odvolat (pro odvolání použijte rozhraní Vámi užívané služby, případně nás kontaktujte na níže uvedených kontaktech). Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Údaje smluvních partnerů ovšem obvykle nejsou zpracovávány na základě souhlasu.

Právním základem zpracování osobních údajů partnerů je nezbytnost plnění smlouvy (vč. vymáhání vzniklých pohledávek), oprávněné zájmy ACOMWARE (dané zájmem na evidenci smluvních vztahů a zájmem na ochraně jejich práv proti protiprávní činnosti včetně IT bezpečnosti, zpracováním pro statistické účely a další rozvoj služeb ACOMWARE, zpracování pro přímý marketing) a třetích osob (zejména dalších smluvních partnerů podílejících se na plnění, na němž se bude podílet i partner) a plnění zákonných požadavků (zejména předcházení deliktní činnosti, plnění požadavků podle předpisů o ochraně osobních údajů (zejména zákon č. 101/2000 Sb. a Nařízení č. (EU) 2016/679), vedení účetnictví, plnění povinností podle daňových předpisů a předpisů regulujících reklamu (zejména zákon č. 40/1995 Sb.) ).


Právo na námitku

Právo na námitku je Vaším důležitým právem. Umožňuje Vám nechat přezkoumat zpracování prováděné na základě našeho tzv. oprávněného zájmu v případě, kdy to odůvodňuje Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč přesto nechcete, aby zpracování probíhalo. Možnost vznést námitku se však nevztahuje na všechny případy zpracování, např. ji není možné využít v případě, kdy zpracováváme Vaše údaje nezbytné pro plnění smlouvy či když nám jejich zpracování ukládá zákon. Právo na námitku je zakotveno v čl. 21 Nařízení.

Pokud je právním důvodem zpracování osobních údajů partnera oprávněný zájem ACOMWARE (jedná se zejména o zpracování údajů pro účely IT bezpečnosti, pro statistické účely a další rozvoj služeb ACOMWARE a ochranu práv ACOMWARE a třetích osob), má partner z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. V takovém případě nebude ACOMWARE takové osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad zájmy partnera nebo jeho právy a svobodami, nebo pokud nebudou zpracovávány pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Námitku proti zpracování může partner vznést prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže či nejlépe prostřednictvím e-mailu osobni.udaje@acomware.cz. V e-mailu prosím uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by ACOMWARE neměla údaje zpracovávat.

V případě zpracování údajů pro účely přímého marketingu (zasílání marketingových zpráv) je možné vždy vznést námitku bez dalšího, takže v takovém případě nemusíte uvádět žádné důvody, proč si nepřejete nadále marketingové zprávy zasílat. V těchto případech nejlépe vznesete námitku tak, že odhlásíte další zasílání sdělení na odkaz, který v nich bude obvykle za tímto účelem připojen.

Upozorňujeme, že i ve výše uvedených případech však bude někdy probíhat paralelní zpracování osobních údajů i pro jiné účely, které budou odůvodňovat to, aby ACOMWARE takové údaje i nadále zpracovávala.


Doba, po níž budou údaje zpracovávány

Naše společnost nemůže Vaše údaje zpracovávat po libovolně dlouhou dobu, ale doba zpracování je omezená na období, kdy Vaše údaje skutečně potřebujeme. Délku tohoto období se snažíme omezit tak, aby řádně zohledňovala jak Vaše, tak naše zájmy. Někdy je obtížnější potřebnou dobu zpracování určit, nebo z bezpečnostních důvodů není vhodné přesnou délku této doby sdělovat, níže proto alespoň uvádíme některá kritéria, podle nichž se při určení délky zpracování Vašich údajů rozhodujeme.
Kontaktní údaje partnerů pro účely zasílání obchodních sdělení bude ACOMWARE zpracovávat po dobu, než partner vyjádří s takovým zasíláním nesouhlas. I pak ale bude ACOMWARE zpracovávat základní údaje o tom, proč partnerovi obchodní sdělení zasílala, po přiměřenou dobu k prokázání oprávněnosti takového zasílání.
Osobní údaje budou zpracovávány po přiměřenou dobu s ohledem na účel zpracování (např. smlouvy budou standardně evidovány po dobu 10 let od jejich zániku). Pokud je doba zpracování stanovena právními předpisy, budou osobní údaje zpracovávány po takovou dobu, pokud dále uvedené důvody neodůvodní delší dobu zpracování. Při určení přiměřenosti doby zpracování osobních údajů bude dále vycházeno zejména z těchto hledisek (i) délky promlčecí doby, (ii) pravděpodobnosti vznesení právních nároků, (iii) obvyklých postupů na trhu, (iv) pravděpodobnosti a významu hrozících rizik a (v) případných doporučení dozorových orgánů.


 

Aktualizace údajů

Jednou z našich povinností jako správce osobních údajů je zpracovávat přesné údaje, případně s ohledem na okolnosti doplnit neúplné údaje. Pokud nám poskytnete informaci o změně Vašich údajů, pomůžete nám tuto povinnost řádně plnit.
Pokud dojde ke změně poskytnutých údajů či jiných partnerem předaných údajů, dovolujeme si požádat o zaslání informace o takové změně.
Za účelem aktualizace dat je možné ACOMWARE kontaktovat na níže uvedených kontaktech, nejlépe e-mailem na osobni.udaje@ACOMWARE.cz.


 

Obchodní sdělení

Údaje o našich potencionálních, současných či minulých partnerech můžeme zpracovávat také pro účely tzv. přímého marketingu, což je typicky zasílání e-mailů nebo telefonické kontakty s nabídkami podobných výrobků či služeb, jako jste od nás odebírali. Zasílání nabídek není časově omezeno, pokud ovšem vyjádříte přání, abychom Vám takové nabídky již dále nezasílali, nebudeme Vám je zasílat. I nadále však budeme zpracovávat po přiměřenou dobu základní údaje o zasílání, abychom byli schopni prokázat, proč jsme Vám tyto nabídky zasílali. Vaše údaje nebudeme za účelem zasílání nabídek předávat žádným třetím osobám (vyjma našich subdodavatelů – zpracovatelů, kteří budou zpracování provádět pro nás).
Partner bere na vědomí, že mu budou ze strany ACOMWARE ve smyslu ustanovení § 7 zákona č. 480/2004 Sb. zasílána obchodní sdělení na jeho adresu (včetně e-mailové), bude kontaktován nevyžádaným directmailem obsahujícím obchodní sdělení a prostřednictvím nevyžádaného telemarketingu obsahujícího obchodní sdělení týkající se produktů, obchodu a služeb ACOMWARE. Partner může toto zasílání kdykoliv odmítnout na adrese sídla ACOMWARE či prostřednictvím e-mailové adresy osobni.udaje@ACOMWARE.cz. Takové odmítnutí nemá – neurčí-li partner výslovně jinak – vliv na zasílání jiných druhů obchodních sdělení, než na které partner reaguje.


 

Jak bude zpracování probíhat a jeho konsekvence

V dnešní době většina zpracování probíhá počítačově, takže Vaše údaje budeme obvykle zpracovávat v počítačovém systému (např. v našem CRM systému, v rámci aplikace Outlook pokud jde o e-maily, v našem účetním systému, pokud jde o údaje nutné pro fakturaci apod.). Tím samozřejmě není vyloučeno ani zpracování písemností v kartotékách, jako je systém pro uložení papírových smluv či kartotéky vizitek, které si vedou naši jednotliví zaměstnanci.
ACOMWARE bude osobní údaje zpracovávat zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů. Písemnosti bude ACOMWARE zpracovávat ve své kartotéce. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany partnera je dobrovolné (ovšem bez poskytnutí určitých údajů nebude smlouva uzavřena a v některých případech jsou následně některé údaje vyžadovány zákonem, zejména předpisy o účetnictví).


 

Rodné číslo

Vaše rodné číslo budeme zpracovávat pouze, pokud ho sami dobrovolně na smlouvě uvedete nebo to bude vyžadovat právní předpis (pokud to není stanoveno výslovně právním předpisem, naše společnost netrvá na tom, abyste Vaše rodné číslo na smlouvy uváděli, raději jej tedy do smluv neuvádějte).
V případě, že partner – fyzická osoba poskytne ACOMWARE na základě či v souvislosti s uzavřenou smlouvou o dílo údaj o svém rodném čísle, souhlasí jakožto nositel tohoto rodného čísla ve smyslu § 13c odst. 1 zákona č. 133/2000 Sb. s tím, aby ACOMWARE toto jeho rodné číslo využívala pro účely evidence smluv, poskytnutých plnění a ochranu práv ACOMWARE, aby jej za tímto účelem archivovala, zpracovávala a užívala. Jakékoliv odvolání souhlasu podle tohoto článku nemá vliv na oprávnění ACOMWARE na zpracování informací a údajů, které vyplývá z příslušných právních předpisů či pro jiné účely, ledaže by výslovně stanovily jinak.


 

Předávání osobních údajů jiným osobám (příjemci osobních údajů)

Ne všechna zpracování osobních údajů provádí naše společnost sama. Ke zpracování si někdy najímáme třetí osoby, tzv. zpracovatele osobních údajů. Snažíme se vybírat pouze takové zpracovatele, kteří jsou dostatečně důvěryhodní.
ACOMWARE může zpřístupnit osobní údaje třetím osobám pouze v případech, kdy jí to bude ukládat nebo umožňovat právní předpis anebo se souhlasem partnera. ACOMWARE zpřístupňuje osobní údaje pouze v obvyklém rozsahu zpracovatelům či jiným příjemcům – dodavatelům externích služeb (typicky programátorské či jiné podpůrné technické služby, dodavatelé počítačových systémů, serverových služeb, rozesílání e-mailů a poskytovatelům archivačních služeb), provozovatelům (záložních) serverů či provozovatelům technologií využívaných ACOMWARE, kteří je zpracovávají za účelem zajištění funkčnosti příslušných služeb. Dále mohou být osobní údaje zpřístupňovány v nezbytně nutném rozsahu právním, ekonomickým a daňovým poradcům a auditorům či osobám tvořícím s ACOMWARE koncern, kteří je zpracovávají za účelem poskytování poradenských služeb. Osobní údaje týkající se dlužníků mohou být zpřístupněny také společnosti poskytující pojištění pohledávek či inkasním agenturám a to za účelem vymáhání či inkasa pohledávek. Na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být osobní údaje předané také orgánům veřejné správy. Některé zvláštní předpisy umožňují dotčeným osobám požadovat sdělení některých údajů, např. podle § 6b odst. 2 zákona č. 40/1995 Sb. je šiřitel reklamy povinen oznámit osobě, která prokáže oprávněný zájem, kdo je zadavatelem a zpracovatelem reklamy.


 

Předávání osobních údajů do ciziny

Zatímco podle Nařízení platí zásada volného pohybu osob v EU, Nařízení omezuje předávání osobních údajů do ciziny mimo EU. Naše společnost standardně osobní údaje do ciziny mimo EU nepředává. Může se však stát, že Vaše osobní údaje budou zpracovány v počítačovém systému, jehož servery se budou nacházet mimo území EU, i když se takovým situacím snažíme vyhýbat. S ohledem na obvykle v rámci podnikání užívané systémy by se jednalo nejvýše o systémy využívající servery nacházející se ve Spojených státech amerických. V takovém případě bychom vybrali jako smluvního partnera společnost, která bude splňovat podmínky schválené Evropskou komisí pro bezpečný přenos dat mezi EU a USA, tzv. Privacy Shield. Pokud bychom předávali Vaše osobní údaje mimo EU, budeme Vás v případě nutnosti o tom vhodným způsobem informovat.


 

Poučení o právech subjektů údajů

Poučení podle zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů pro období do 24.5.2018

V souladu s ustanovením § 5, § 11, § 12 a § 21 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, tímto všechny fyzické osoby (tzv. subjekty údajů), jejichž údaje ACOMWARE zpracovává, informujeme o těchto jejich zákonných právech:
Každý subjekt údajů má právo na přístup k osobním údajům a právo na opravu osobních údajů. Každý subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může požádat správce nebo zpracovatele o vysvětlení, požadovat, aby správce nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů. Je-li žádost subjektu údajů shledána oprávněnou, správce nebo zpracovatel odstraní neprodleně závadný stav. Nevyhoví-li správce nebo zpracovatel žádosti subjektu údajů, má subjekt údajů právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů (tento postup nevylučuje, aby se subjekt údajů obrátil se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů bez dalšího). Pokud vznikla v důsledku zpracování osobních údajů subjektu údajů jiná než majetková újma, postupuje se při uplatňování jejího nároku podle zvláštního zákona.


 

Poučení pro období od 25.5.2018 podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (dále jen „Nařízení“):

Fyzická osoba má právo u naší společnosti jakožto správce osobních údajů:
a) požadovat přístup k osobním údajům, které správce zpracovává, čímž se rozumí právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se jí týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím uvedeným v čl. 15 Nařízení,
b) požadovat opravu osobních údajů, které jsou o ní zpracovávány, pokud jsou nepřesné. S přihlédnutím k účelům zpracování má v některých případech právo požadovat také doplnění neúplných osobních údajů,
c) požadovat výmaz osobních údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 17 Nařízení.
d) požadovat omezení zpracování údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 18 Nařízení,
e) získat osobní údaje, které se jí týkají a
(i) které zpracováváme s jejím souhlasem, nebo
(ii) které zpracováváme pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou taková fyzická osoba je nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na její žádost
ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, přičemž má právo předat tyto údaje jinému správci, a to za podmínek a s omezeními uvedenými v čl. 20 Nařízení a
f) má právo vznést námitku proti zpracování ve smyslu čl. 21 Nařízení z důvodů týkajících se její konkrétní situace.

Pokud obdržíme takovou žádost, budeme informovat žadatele o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Naše společnost není v určitých případech stanovených Nařízením povinno zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme výše uvedenou žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti. Vaše žádosti a naše odpovědi na ně, včetně jejich obsahu, si budeme archivovat po přiměřenou dobu (obvykle 3-4 roky) za účelem ochrany našich práv a plnění našich povinností stanovených Nařízením.

V případě, kdy se partner domnívá, že ACOMWARE zpracovává jeho osobní údaje neoprávněně či jinak porušuje jeho práva, má právo podat stížnost u dozorového úřadu (tedy Úřadu pro ochranu osobních údajů) či má právo požádat o soudní ochranu.


 

Jak nás můžete kontaktovat?

Pro případné připomínky a dotazy k ochraně osobních údajů a pro kontakt ve věci výkonu Vašich zákonných práv můžete použít následující kontakty:
ACOMWARE, s.r.o.
Praha 4, Budějovická 778/3, PSČ 140 00
e-mail: osobni.udaje@acomware.cz
tel.: 737 289 119 – recepce (vyžádejte si prosím přepojení na právní oddělení společnosti)